1. Frais d'inscription

Les frais d'inscription susmentionnés incluent :

• Les droits d'entrée à toutes les réunions et évènements repris dans le programme (sauf indication contraire), traitement des inscriptions et matériel d'inscription, documents officiels, pauses café, déjeuners, réception de bienvenue et dîner de gala du 9 au 13 novembre (dans la partie exclusivement réservée aux pauses et aux déjeuners de la conférence de l'Alliance).

• Les frais n'incluent pas l'hébergement, le transport ou tout autre coût additionnel.

• Des frais administratifs seront facturés à hauteur de 50 euros si des changements excessifs interviennent dans les réservations personnelles, tels que de multiples substitutions de délégués ou la correction répétée des données reprises dans les formulaires d'inscription.

Nous portons à votre attention que l'Alliance ne peut fournir des subventions pour les frais de déplacement et/ou les frais d'hébergement.

2. Méthodes de paiement :

Les frais d'inscription peuvent être payés via l'une des trois modalités de paiement ci-dessous :

1. Par carte de crédit en ligne : vous serez redirigés vers un serveur sécurisé de paiement par carte de crédit qui est connecté à notre société de carte de crédit, pas au site de la conférence. Vous recevrez une facture pro-forma par courriel et une confirmation de votre inscription vous sera envoyée une fois votre paiement confirmé par la société de carte de crédit.
2. Par virement : Une facture vous sera envoyée par courriel.
3. Par carte de crédit à l'Alliance : dans ce cas, vous devrez fournir vos coordonnées bancaires à l'Alliance coopérative internationale, qui débitera le compte lié à votre carte de crédit et vous enverra une facture une fois le paiement reçu.

ATTENTION : pour des raisons de sécurité, les règlements en liquide sur place ne sont pas possibles.

3. Accompagnateurs

Les accompagnateurs sont les conjoints ou les partenaires accompagnant une personne enregistrée (Membre ou Non-Membre). Les accompagnateurs ne sont autorisés qu'à assister à la réception de bienvenue (10 novembre 2015) et au dîner de gala (12 novembre 2015). Si ces personnes souhaitent participer à une session, elles devront s'inscrire et s'acquitter les mêmes frais que les délégués.

4. Médias & Presse

Les membres des médias et de la presse sont invités à participer gratuitement à la Conférence. Afin d'obtenir le code de réduction destiné aux médias et l'accréditation, veuillez contacter Jan Schiettecatte, Directeur de la communication de l'Alliance, à l'adresse suivante : schiettecatte@ica.coop.

5. Validation de l'inscription

L'inscription ne sera validée et confirmée qu’une fois la totalité du paiement reçue.

6. Inscriptions de groupe

L'inscription de groupe n'est pas possible en ligne.

register@ica.coop. Il vous retournera un fichier Excel à remplir avec toutes les informations nécessaires concernant votre groupe. Les paiements de l'inscription de l'ensemble du groupe doivent être réalisés en une fois et vous recevrez une facture pour l'inscription de l'ensemble du groupe.

L'Alliance ne sera pas en mesure de fournir des factures séparées pour chaque membre de votre groupe. Si c'était nécessaire, les membres concernés devraient s'inscrire séparément en ligne.

7. Annulations :

• Annulation individuelle
  • jusqu'au 1er septembre 2015 : pas de frais d'annulation.
  • jusqu'au 1er octobre 2015 : frais administratifs d'annulation de 75 euros.
  • Après le 1er octobre 2015 : frais d'inscription obligatoire non remboursés.
• Annulation de groupe :
  • Aucun remboursement n'est possible pour les réservations de groupe. Toutefois, la substitution d'un membre par un autre est autorisée.

8. Réductions

8.1 Réductions propres à la conférence

L'Alliance organise une Conférence mondiale afin d'encourager et d'accueillir les personnes de tous les pays qui souhaitent assister à cet  “ évènement coopératif ” majeur et est prête, sous certaines conditions strictes, à accorder des réductions aux personnes dont les ressources financières sont limitées.

Pour introduire une demande de réduction, veuillez compléter le formulaire de demande de réduction (cliquez ici pour le télécharger) et fournir une lettre de motivation expliquant les raisons pour lesquelles vous souhaitez participer à la Conférence ainsi que les raisons pour lesquelles vous estimez avoir droit à un rabais. Si votre demande est acceptée, vous recevrez un code de réduction personnel. Vous devrez ensuite vous enregistrer en ligne, entrer votre code de réduction et procéder enfin au paiement. Le formulaire de demande de réduction doit être soumis au plus tard le 31 août 2015. Pour davantage d'informations, veuillez contacter Mme Antonina Guarrella sur guarrella@ica.coop.

8.2 Réductions "Star Alliance"

9. Demandes de lettres de visa

Veuillez contacter les autorités turques locales compétentes dans votre pays afin de savoir si vous avez besoin d'un visa pour vous rendre à Antalya. Si vous avez besoin d'une “ lettre de visa ” qui confirme votre inscription à la conférence, nous pouvons vous transmettre une lettre de confirmation de votre réservation une fois (1) que vous vous êtes inscrits à la conférence et (2) que l'Alliance a bien reçu l'ensemble de votre paiement. Veuillez vous assurer que les formulaires de demande de lettre de visa sont bien remplis “ pour chaque délégué ”. Le formulaire peut être téléchargé dans la section “ visas ” du site internet de l'évènement. Si vous avez besoin d'aide concernant votre visa, veuillez contacter Mme Antonina Guarrella sur guarrella@ica.coop.

Veuillez noter que les demandes de visa ne seront prises en considération qu'à partir du moment que le secretariat aura reçu votre paiement.

10. Hébergement

L'inscription à la conférence vous donne accès à l'évènement (cf. point 1), mais n'inclut pas votre hébergement en hôtel et les coûts y afférents. Deux hôtels de conférence officiels ont été choisis, le “ Maritim Pine beach Resort ” et le “ Papillon Ayscha Resort ”. Pour réserver une chambre, cliquez sur le lien suivant “ Hôtels sélectionnés pour la Conférence ”. 

Veuillez noter que, dans l'éventualité où vous choisiriez un autre hôtel que ceux proposés pour la conférence, vous devrez vous acquitter au début de la conférence de droits d'entrée quotidiens supplémentaires s'élevant à 45 euros par jour. Ces droits d'entrée sont facturés par l'hôtel et ne dépendent en aucun cas du contrôle de l'Alliance. Ils visent à couvrir les frais liés à la nourriture et aux services mis à dispositions de toutes les personnes présentes et s'inscrivent dans les frais quotidiens habituels facturés aux personnes qui séjournent à l'hôtel.

11. Transports

L'inscription à la conférence vous donne accès à l'évènement (cf. point 1), mais n'inclut pas les modalités de transport et les coûts y afférents (transports aériens, maritimes ou terrestres). Si vous devez réserver un moyen de transport de l'aéroport jusqu'à l'un des hôtels de conférence officiels, veuillez cliquer sur le lien suivant : “ Transfert à partir de l'aéroport ”

Veuillez également vous assurer que votre passeport, votre visa et vos documents de voyage sont toujours valides.

12. Assurance

Les organisateurs de l'évènement ne sont pas responsables de la perte ni des dommages causés aux biens des participants au congrès durant l'évènement. En outre, les organisateurs et l'Alliance ne sont pas responsables de l'assurance médicale, de voyage ou personnelle des participants. Les délégués sont invités à s'informer auprès de leur agence de voyages pour savoir ce que comprend leur assurance voyage.

13. Annulation de l'évènement

Les organisateurs ne peuvent être tenus pour responsables de l'annulation de la conférence en cas de force majeure (catastrophe naturelle, actes de guerre, épidémie extrêmement contagieuse, grèves majeures, etc.).

Pour davantage d'informations ou d'éclaircissements, veuillez contacter le secrétariat de la conférence sur register@antalya2015.coop.

Coordonnées de contact : Alliance coopérative internationale – AISBL, Avenue Milcamps 105, 1030 Bruxelles.